"1С:Предприятие 8" помогает аэропорту Махачкалы контролировать работу производственных подразделений в круглосуточном режиме

Гражданский аэропорт "Махачкала" представляет собой авиатранспортный узел, ежедневно осуществляющий обслуживание, прием и отправку более 10 воздушных судов по внутренним и международным маршрутам Российской Федерации. Годовой пассажирооборот аэропорта уже давно превысил отметку в 500 тысяч человек и продолжает непрерывно увеличиваться.

В июне 2014 года аэропорт перешел под управление инвестиционной группы "Нафта". Новой командой был принят план реконструкции аэропорта, включающий реинжиниринг системы управления аэропортовой деятельностью.

Для корректного управления тарифами руководству аэропорта необходимо оперативно получать информацию об объеме оказанных авиакомпаниям услуг, а также о структуре себестоимости каждого вида услуг, включая обеспечение взлета и посадки самолета, авиационной безопасности, стоянки, заправку, ремонтные работы, уборку борта, поставку продуктов питания на борт, перевозку багажа, уборку аэродрома, обслуживание пассажиров в залах и др.

Кроме того, аэропортовая деятельность строго регламентирована требованиями Министерства транспорта РФ, Росавиации и других органов, осуществляющих надзор. Аэропорт обязан регулярно предоставлять в контролирующие органы отчетность по услугам.

Ранее объем оказанных аэропортом услуг рассчитывался вручную, детальной информацией по услугам зачастую владели только экономисты. Было сложно управлять тарифами услуг, планировать закупки материалов и комплектующих, контролировать затраты предприятия и взаиморасчеты с поставщиками и авиакомпаниями. На формирование специализированной отраслевой отчетности уходило много времени.

Руководство аэропорта приняло решение о создании новой информационной системы, которая помогла бы:

Повысить точность расчета себестоимости услуг и усилить контроль над затратами предприятия, по возможности сократить их. Система должна была предоставить удобный инструмент для планирования расходов за счет комбинации двух стратегий "снизу вверх" и "сверху вниз". Необходимо было организовать контроль лимитов расходов денежных средств по статьям бюджета, а также план-фактный анализ по БДДС (бюджету движения денежных средств) и закупкам.

Оперативно получать информацию об оказании услуг и расшифровывать ее до первичных документов. Система должна была учитывать производственную специфику аэропортовой деятельности – это круглосуточное оказание услуг и оперативное оформление актов выполненных работ с авиакомпаниями до отправления самолетов.

Оптимизировать работу более 70 единиц автотранспорта и спецтехники, усилить контроль расхода ГСМ, ускорить формирование путевых листов, организовать эффективное управление ремонтами техники.

Усилить контроль исполнительской дисциплины и сократить временные затраты при исполнении поручений и согласовании решений.

В качестве партнера по внедрению была приглашена компания "ГЭНДАЛЬФ", имеющая успешный опыт автоматизации аэропортов группы компаний "Базэл Аэро" на основе программных продуктов системы "1С:Предприятие 8". Для решения поставленных задач были выбраны программные продукты: "1С:Управление производственным предприятием", "1С:Документооборот 8" и "1С:Управление автотранспортом 8". Для оперативного учета оказания услуг было решено разработать специализированное решение на платформе "1С:Предприятие 8".

Новая информационная система охватила 100 рабочих мест в службах производственно-диспетчерского сопровождения полетов, производственно-диспетчерского обслуживания, технического и наземного обслуживания, службах организации перевозок, грузового терминала, а также VIP-залов и медпункта.

Ключевые результаты проекта

Стандартизировано управление затратами аэропорта. Разработаны регламенты формирования справочников статей затрат. Организован точный расчет себестоимости услуг с учетом индивидуальных схем распределения затрат для разных видов услуг. В системе теперь в онлайн-режиме доступна актуальная информация о структуре себестоимости по каждому виду услуг в соответствии с требованиями Минтранса РФ. Это помогает руководству контролировать затраты предприятия и принимать меры к их снижению.

Унифицированы справочники номенклатуры и контрагентов. Это позволило оптимизировать управление закупками и исключить ошибки при формировании заказов поставщикам. Закупки теперь планируются отдельно по каждому подразделению. На основании этих планов формируются бюджеты расхода денежных средств. Все платежи выполняются строго после утверждения заявок на расходование денежных средств, что помогает контролировать соблюдение бюджетов. Усилен контроль за взаиморасчетами с контрагентами. Сокращена величина дебиторской задолженности.

"1С:Управление производственным предприятием" интегрировано с системой оперативного учета оказания услуг. Это позволяет в круглосуточном режиме контролировать работу всех производственных подразделений аэропорта и быстро формировать акты выполненных работ. В результате исключена задержка отправления авиарейсов из-за потерь времени при подготовке сопроводительных документов.

Налажено эффективное управление автотранспортом: пассажирскими трапами, погрузочно-разгрузочными машинами, тягачами, прицепами, маслозаправщиками, антиобледенительными машинами, спецтранспортом для уборки самолетов и аэродромов, пожарными машинами аэродрома и др. Выписка и обработка путевых листов, а также заявок на транспортные средства занимает теперь вдвое меньше времени, чем это было ранее. Усилен контроль над состоянием транспортных средств, появилась возможность своевременно планировать прохождение техосмотров и ремонтов. В итоге расходы на обслуживание спецтранспорта сократились на 10%.

Упростилось формирование специализированной отраслевой отчетности, исключены ошибки при ее составлении. Время на подготовку отчетности сократилось с 2-3 недель до 3-5 дней.

Ускорены все процессы, связанные с согласованием и утверждением документов. Время принятия управленческих решений по предоставлению специальных условий по договорам (перечень оказываемых услуг, отсрочки платежа, периоды выставления счетов и актов) сократилось до нескольких часов. Все версии документов теперь хранятся в электронном виде. Снижено число ошибок при формировании документов, исключена возможность их утери при передаче между отделами.

Арсен Пирмагомедов, генеральный директор АО "Аэропорт Махачкала" отмечает: "Реализованный проект уникален в части контроля производственных процессов оказания услуг предприятия. Система, созданная на основе решений "1С:Управление производственным предприятием", "1С:Управление автотранспортом 8" и "1С:Документооборот 8", дает возможность оперативного сбора, хранения и анализа производственных и финансовых данных, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников и обеспечивает построение прозрачной для руководства компании структуры и процессов деятельности. Благодаря стандартизации и унификации бизнес-процессов повышается скорость принятия решений руководителями".

Юлия Щербина, финансовый директор АО "Аэропорт Махачкала": "Результат, который мы получили – это снижение затрат, сроков подготовки бухгалтерской, управленческой, отраслевой отчетности. Мы стандартизировали нормативно-справочную информацию, методологию учета, сократили ручной труд и повысили достоверность данных для принятия решений".